Allerdings ist die Einrichtung einer Remote-Arbeitsumgebung mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden, insbesondere für Manager, die noch nicht mit dem Umgang mit einem Remote-Team vertraut sind. In der Regel muss jeder Remote-Manager sicherstellen, dass sein Team über ein geeignetes Software-Setup verfügt, das für die Arbeit geeignet ist. Ohne sich die Zeit zu nehmen, diese Tools angemessen einzurichten, werden Teams nicht in der Lage sein, zu kommunizieren und auf derselben Seite zu bleiben. Denn diese Unternehmen stehen gerade erst am Anfang und haben weniger Geschichte.
Jedes Unternehmen in Amerika war gezwungen, seine Arbeitsplatzrichtlinien zu überprüfen, und die meisten haben Optionen für Telearbeit geprüft. Einige, wie Twitter, erkennen, dass die temporären Telearbeitslösungen als Reaktion auf COVID-19 zu einer dauerhaften Realität werden könnten. Die finanziellen Bedürfnisse eines Remote-Teams unterscheiden sich von denen eines herkömmlichen In-Office-Teams. Wenn Sie angesichts von COVID-19 gerade dabei sind, auf temporäre oder permanente Telearbeit umzusteigen, können Sie sich nicht auf Ihre vorhandenen Budgets und Prognosen verlassen.
Ihre vorhandenen Budgets können beispielsweise Mittel für Teamessen, Arbeitstreffen und Reisekosten beinhalten, die in der aktuellen Geschäftswelt nicht anfallen. Fast alle Budgets könnten in diesen unsicheren wirtschaftlichen Zeiten etwas genauer unter die Lupe genommen werden. Beginnen Sie also unbedingt bei Null. In herkömmlichen Ausgabenprozessen müssen Mitarbeiter die Genehmigung des Managers für einen Kauf einholen, die Unternehmenskarte finden, den Kauf tätigen, Quittungen und Spesenabrechnungen einreichen, darauf warten, dass die Buchhalter Quittungen und Rechnungen validieren, dies bei den Managern überprüfen und dann 30 bis 90 Tage warten, bis sie die Rückerstattung erhalten.
Einfach ausgedrückt, es ist ein langwieriger Prozess. Zu Beginn des Stresstests müssen die CEOs alle relevanten Szenarien, Entscheidungen und Annahmen, die zuvor während der Pandemie und der damit verbundenen Krisen getroffen wurden, einem Drucktest unterziehen. Diese Überprüfung sollte von entscheidender Bedeutung sein, da verschiedene Unternehmensbereiche unterschiedliche Bedürfnisse, Fragen und Antworten auf dieselben oder ähnliche Probleme haben werden. Alle Teams müssen für den Budgetierungsprozess auf derselben Seite sein.
Mitarbeiter arbeiten jetzt zumindest teilweise aus der Ferne, und es ist unerlässlich, Ihre Arbeitsplatzrichtlinien so zu entwickeln, dass sie diesem Standard entsprechen. Es gibt Möglichkeiten, die Telearbeit sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen produktiv und ansprechend zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die Technologie verfügen, die sie für ihren Erfolg benötigen. Dabei kann es sich um mehr als nur ein Mobiltelefon und einen Laptop handeln.
Wenn Sie erwarten, dass Mitarbeiter an virtuellen Besprechungen teilnehmen, verfügen sie über ausreichende Kameras? Auch wenn Sie nicht über umfangreiche Technologie- und Kollaborationstools verfügen, können Sie Ihre Mitarbeiter so ausstatten, dass sie von zu Hause aus effektiv arbeiten können. Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass die Leute wissen, wie man mit virtueller Kommunikation umgeht, oder dass sie sich in dieser Umgebung wohl fühlen. Erkenne an, dass virtuelle Kommunikation anders ist und nicht perfekt sein wird, aber dennoch professionell und respektvoll sein sollte. Denken Sie daran, dass sie für einige möglicherweise weniger komfortabel und effektiv sind, und schulen Sie die Mitarbeiter, wann und wie ineffektive virtuelle Börsen eskalieren können.
Wenn Sie beispielsweise in sechs E-Mails kein Problem gelöst haben, muss die Konversation möglicherweise in ein virtuelles Meeting übergehen, um abgeschlossen zu werden. Modellieren Sie auch weiterhin das richtige Verhalten und ermutigen Sie die Mitarbeiter, unethisches Verhalten zur Kenntnis zu nehmen. In Zeiten der Unsicherheit steigt das Fehlverhalten von Mitarbeitern um bis zu 33%. Erinnern Sie die Mitarbeiter an die Kanäle, über die inakzeptables Verhalten gemeldet werden, und weisen Sie auf Strafmaßnahmen bei Nichteinhaltung der Vorschriften hin.
Dies wird das Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern, was sich stark auf das Gefühl der psychologischen Sicherheit auswirkt. Effektive Anerkennung motiviert den Empfänger und signalisiert anderen Mitarbeitern ein starkes Signal für Verhaltensweisen, die sie nachahmen sollten. Es muss nicht monetär sein; denken Sie an öffentliche Anerkennung, Zeichen der Wertschätzung, Entwicklungsmöglichkeiten und günstige Vergünstigungen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Mitarbeitern, die normalerweise nicht über Kapazitäten verfügen, Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.
Innovation und Risikobereitschaft sind wichtig für das Engagement der Mitarbeiter und den Unternehmenserfolg. Selbst wenn ein Unternehmen Einschränkungen bei Neuinvestitionen hat, können Manager die Notwendigkeit hervorheben und Möglichkeiten für schrittweise Innovationen oder Prozessverbesserungen anbieten. Als Remote-Manager haben Sie ein Remote-Team, das Ihre Anleitung benötigt, wenn es um den Tagesablauf geht. Wenn Ihre Teams remote arbeiten, ist es wahrscheinlich, dass ihre Ausgaben online und nicht persönlich getätigt werden.
Wann immer einer Ihrer Remote-Mitarbeiter die in seinem Budget vorgesehenen Mittel verwendet, sieht der Remote-Manager, wo, warum und wann diese Ausgaben getätigt wurden. Angesichts der Herausforderungen, die die Telearbeit mit sich bringt, und ihrer Unzugänglichkeit zu ihren gewohnten Ressourcen könnten sie anfangen, ihre persönlichen Finanzen für die Tools auszugeben, die sie benötigen. Der Schlüssel zum Erfolg einer Remote-Veranstaltung (und nicht nur zu einem Tag, an dem jeder verschwindet und sein eigenes Ding macht), liegt darin, darauf zu achten, dass es so inklusiv und vernetzt wie möglich gestaltet wird, ohne sich darauf zu beschränken, dass es ein Muss statt eines Wollens ist. Wenn Sie darauf vertrauen, dass Ihr Team ein Unternehmen aus der Ferne leitet, sollten Sie sich letztendlich sicher fühlen, verteilte Veranstaltungen zu organisieren, die alle zusammenbringen und gleichzeitig diese unterschiedlichen Perspektiven feiern.
Eine Spesenmanagement-Software kann Managern dabei helfen, jedem Remote-Mitarbeiter im Team separate Karten zuzuweisen. Es ist keine Überraschung, dass CFOs und Finanzteams in kürzeren Zyklen remote arbeiten und riskante Planungs- und Budgetierungsentscheidungen unterstützen mussten. Dies kann natürlich eine Herausforderung sein, da Remote-Mitarbeiter nicht den Luxus haben, Kreditkarten von ihren Vorgesetzten anzufordern. Jedes Mal, wenn Ihre Remote-Mitarbeiter Zugriff auf diese Gelder benötigen, können sie den Manager lediglich bitten, einen bestimmten Betrag auf ihrer Karte anzugeben, und dann mit dem Kauf fortfahren.
Virtuelle Karten sind die intelligenteste Methode, um es Ihren Remote-Teams zu ermöglichen, Online-Einkäufe zu tätigen, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen oder Ihr Finanzteam übermäßig zu belasten. .
